La mail che scrivi verrà sicuramente letta e in qualche caso anche stampata.
Sì, perché una mail stampata lascia una traccia sicuramente indelebile, e ci riporta ai tempi in cui si scrivevano le lettere.
Che però in più delle mail avevano due o tre dettagli in più:
- erano spesso scritte su carta intestata
- avevano spesso un timbro
- avevano sempre una firma
A parte le divagazioni e le reminescenze, vi sono molti casi in cui una mail è meglio stamparla su carta e non lasciarla a galleggiare nelle fugaci tracce del nostro hard disk, che da un giorno all’altro può dirci addio.
Una mail stampata è sicuramente una mail importante, ma spesso nelle mail il succo sta in poche parole o poche righe, che però si perdono nella marea di botta e risposta tra i due o più soggetti che se le sono scambiate.
Il risultato? una mail di più pagine fatta degli stessi bla bla bla, intermezzati da spazi bianchi infiniti, interlinee doppie, a capo fantasma messi dal software che genera la risposta, firme e controfirme (digitali, non calligrafiche!) e vie dicendo.
Dunque, una mail di meno di una pagina si perde in due, tre o anche quattro pagine.
Al di là del caso in cui si debba stabilire se il botta e risposta sia rilevante o no, e quindi decidere se mantenere i vecchi testi sia importante, possiamo comunque decidere di compattare il testo dei messaggi precedenti, rimuovendo spazi vuoti, doppie interlinee e a capo vari, al fine di inviare una mail che magari riesca a stare in un’unica pagina.
Avremo così inviato una mail “ecocompatibile”, che permetterà sia a noi che al destinatario di stamparla in un’unica pagina, senza spreco di toner, carta e… spazio. Consideriamo che una mail di tre o quattro pagine spillate occupa spazio, se la storia si ripete spesso, e il dossier o la semplice cartellina del nostro cliente / fornitore / partner occuperà volumi importanti col passare dei mesi o degli anni.
Quindi, compattare il testo delle e-mail precedenti, comprese le intestazioni, aiuterà non poco a mettere in mezzo meno cartaccia sulle nostre scrivanie e nei nostri archivi, con un piccolo aiuto all’ambiente e un grande segno di rispetto verso il nostro interlocutore.
About Flavio Pacini
Consulente web marketing orientato alla praticità del web, alla comunicazione e all'usabilità dei siti, all'etica nella collaborazione.
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