L’argomento della pulizia della propria casella e-mail è talmente vasto che meriterebbe un intero sito dedicato per riportare le varie esperienze che ho avuto in merito.
Senza andare nel caso specifico, vorrei affrontare un dettaglio importante, che può aiutare non poco a mantenere in ordine la propria casella e-mail, sia che si tratti di posta scaricata in locale, sul proprio client di posta elettronica (Outlook, Outlook Express, Windows Live Mail, Thunderbird, ecc.) sia che parliamo di posta elettronica gestita attraverso la webmail.
Sto parlando delle e-mail con gli allegati, e in particolare quelle con gli allegati “pesanti”.
Quante volte riceviamo una mail con allegate foto, file zippati, PDF, file Word / Excel?
Molto spesso, direi.
Quante volte le cancelliamo?
Molto raramente.
Ma perché dovremmo cancellarle?
Beh, la risposta è ovvia: per risparmiare spazio.
Questo, a cose normali, sempre. Ma in particolar modo quando gli allegati sono particolarmente pesanti.
E quando gli allegati sono “particolarmente” pesanti?
Secondo me quando superano i 100KB (cioè quasi sempre).
Una casella di posta piena di e-mail con allegati sarà una casella più lenta da gestire, e ce ne accorgiamo anche quando apriamo il ns. client di posta elettronica.
Cosa dovremmo fare allora con le mail che contengono allegati?
Secondo me dovremmo tenere solo quelle che sono indispensabili, almeno nell’immediato.
Per quanto riguarda le altre, io faccio così:
- Quando ricevo una mail con allegati valuto se è da tenere, da cancellare o da salvare a parte. Cerco di tenere solo le mail con allegati che sono parte di un certo flusso di lavoro, di una trattativa o di questioni particolarmente importante, per le quali potrebbero servirmi come “prova”.
- Se reputo che la mail valga la pena di essere tenuta ma sicuramente non nel programma di posta o nella webmail, allora salvo gli allegati in una cartella, e vi creo anche un file di testo col blocco notes dove faccio il copia-incolla del testo della mail.
- Nel caso in cui la mail sia pesante e importante allo stesso tempo, in certi casi la “dirotto” verso un indirizzo di posta elettronica alternativo che tengo come “deposito”. In quel caso lì avrò la mail originale con gli allegati originali, sempre disponibili in caso di necessità.
Questo però non basta, perché non tutte le mail possono essere gestite subito con questo metodo. Mi trovo allora molti messaggi ingombranti mese dopo mese, e allora di tanto in tanto dò un’occhiata per fare di nuovo pulizia.
Ordino le mail in arrivo e quelle inviate per allegati o per dimensione (almeno nei programmi di casa Microsoft cliccando in alto sull’icona a forma di graffetta o sulla colonna “Dimensione”). Così facendo, quelle con gli allegati, nel primo caso, o quelle di dimensione maggiore, nel secondo, saranno in alto, e potrò dare un’occhiata veloce e decidere quali cancellare.
Inutile dirlo… dopo aver fatto pulizia nella mia casella di posta e aver cancellato le mail con gli allegati pesanti… mi sento più leggero!
About Flavio Pacini
Consulente web marketing orientato alla praticità del web, alla comunicazione e all'usabilità dei siti, all'etica nella collaborazione.
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